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合同管理暂行办法
2016年10月03日   审核人:   (浏览次数:)

(2016 年9 月20 日实施生效)
第一章 总 则
第一条 为规范学校合同管理工作,防范合同风险,维护学校合法权益,依据《民法通则》、《合同法》等有关法律规定,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指以学校名义与自然人、法人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而形成的协议,包括各类合同书、协议(书)、备忘录以及以其他名称出现的协议。
第三条 学校签订合同,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,学校任何部门和个人不得利用合同损害学校利益,学校非法人部门不得对外签订合同。
第四条 学校合同管理工作实行统一管理、归口负责制度。学校对合同的签订、履行、变更以及解除、争议处理、终结和归档实行全过程管理。
第五条 学校所签订的合同按照性质、所涉标的金额大小及重要程度,分为重大合同和一般合同。重大合同是指涉外合同、涉及学校资产产权变动的合同、标的金额在一百万元上(含一百万元)的合同及其他涉及学校重要事项或重要权益的合同;其他合同为一般合同。
第二章 合同管理的基本制度
第六条 法制科是学校的合同统一管理部门,其主要职责:
(一)负责学校合同的统一管理,包括拟定学校合同管理工作相关制度、制定合同范本、组织相关的业务知识培训、对拟签订合同进行规范性、合法性审核、总结学校合同工作、指导和监督校内部门开展合同工作。
(二)负责参与学校重大合同的起草、谈判、规范性审核,主导合同纠纷处理等工作。
第七条 学校职能部门和系(部)是合同承办部门,根据部门职责权限负责合同的谈判、起草,合同草案形成后启动合同审核、签订程序,合同签订后执行合同和监督合同履行,遇有合同纠纷时保存相关证据并及时报送法治科和承办部门分管校领导,并在学校的指导下依法解决纠纷。
第八条 校长办公室负责合同用章的管理使用、合同档案的管理。
第九条 学校合同实行先审核、后签订、再履行的管理制度。未经审核,任何合同不得先行加盖学校公章,也不得先履行后补签合同。
第十条 合同签批权限实行校长负责制。
第三章 合同的起草、审核和订立
第十一条 合同谈判和起草按以下规定办理:
(一)合同承办部门负责合同订立过程中的谈判和起草工作。重合同的谈判和起草需要法治科协调学校法律顾问支持的,承办部门应当向法治科提出书面需求。
(二)合同订立前,承办部门应从维护学校权益角度出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围等基本信息进行核实调查,但通过政府部门采购系统购买商品或者服务、政府建设工程交易系统招标的工程或服务除外;合同标的额为人民币一百万元以上(含一百万元)的程等投资类型重大合同签订前,如中标部门出现严重影响履约能力的情形时,承办部门可以根据需要主动向法治科提出书面需求,委托学校法律顾问就合同相对方的履约能力、经济实力、社会信誉等资信情况进行核实调查。
(三)合同起草的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的(货物、劳务、工程项目或双方权利义务的指向)、数量、质量、价款、酬金及结算方式,验收标准与质保要求、双方的权利与义务,费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法等必备条款。
(四)合同文本的选择应按照如下原则进行:
1. 原则上承办部门应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的最新合同范本。
2. 学校已制订合同示范文本的,应当尽可能使用学校合同示范文本,并根据需要对合同内容予以充实和完善。
3. 前述二项条件均不具备的,承办部门应当从维护学校利益出发,积极争取由我方草拟合同条款,主导合同的谈判和订立,确保合同条款最大限度的实现学校权益。
4. 不得不由对方草拟合同文本的,承办部门应当就合同条款积极进行谈判、严格审核合同内容,积极维护学校权益。
(五)应当实行政府采购或采取招投标的合同,应当遵守《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例等相关法律、法规和规章、广东省有关地方性法规及有关制度等规定进行管理。
(六)涉外合同应当签订中外文双版,因特殊原因不能签订中文版的,承办部门应当提供合同内容的中文翻译和外文合同共同送审。
第十二条 合同审核按以下规定办理:
(一)合同送审时,承办部门须报送以下相关材料:
1. 合同草案;
2. 合同送审报告,对合同签订的背景情况、合同相对方资信情况、决策过程等相关情况,予以详细说明。送审报告须由承办部门负责人签字并加盖部门公章;
3. 应当采取招投标采购的合同,需提供招标文件、投标文件、中标通知书等材料;
4. 采购项目的立项报告资料;
5. 其他需要提交的材料。
(二)合同审核流程如下:
1. 涉及相关职能部门权限的应送相关职能部门审核;
2. 根据学校财务制度需要审签的应送财务处审签,财务处主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否符合财务管理规定等;
3. 根据学校审计制度需要审签的应送审计处审签,审计处负责按审计的要求对合同进行审查;
4. 送法治科进行合法性与合规性审核,法治科应当出具书面法律意见复函;
5. 审核过程中,审核部门对合同有修改建议的,承办部门应当及时修改;
6. 属于学校规定的“三重一大”项目合同除须经前述审核流程外,还需符合“三重一大”项目的决策程序。
第十三条 合同的签订形式
凡合同标的金额在一万元以上(含一万元)的服务、物资采购、劳务、修缮、设计、施工及监理等合同均应签订书面合同;合同标的金额在一万元以下(不含一万元)的,可以不签订书面合同。
第十四条 合同经法治科审核后,其签订、送达、存档工作流程
按以下规定办理:
(一)承办部门通过校长办公室向校领导提交请示。
(二)根据学校制度和职能部门管理权限,需要相关部门补充审核的,校长办公室可以移送相关部门审核。
(三)校长办公室呈校领导审批,校领导同意签署的,校长办公室加盖学校公章,合同即生效;校领导有其他意见的按校领导意见办理。
(五)合同生效后,由承办部门将合同送达合同相对方;应由学校保管的合同由校长办公室存档。如学校先签字盖章后再送合同相对方签字盖章的,承办部门应于相对方签字盖章后十个工作日内将生效合同送校长办公室存。                   第四章 合同的履行
第十五条 合同承办部门应对合同履行过程中各个环节的跟踪管理负责,严格按照合同约定完成合同事项。合同标的涉及学校应收款项时,包括但不限于租金、收入或保证金等,合同承办部门应严格按照合同约定的支付时间、方式,主动和财务处核实对方有无履行。法治科负责合同履行的指导工作。
第十六条 在合同履行过程中,确须变更或解除的,参照合同的签订程序办理。
第十七条 合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,承办部门应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料,并及时移送校长办公室或综合档案室存档。
第十八条 合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,承办部门原则上自发现对方违约行为之日起十五个工作日内报请法治科书面通对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向相关职能部门通报,并向校领导汇报,积极采取措施防止损失扩大。
第十九条 合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交付、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。
第二十条 合同履行完毕后需要续签的,承办部门应至少于合同履行完毕前一个月按照合同签订程序申请续签。
第五章 合同纠纷处理和责任追究
第二十一条 法治科负责在相关校领导的领导下,调动校外法律顾问,组织、部署合同纠纷处理工作。
第二十二条 合同出现纠纷后,承办部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,报校领导同意后移送法治科,并积极配合合同纠纷处理;相关部门应当及时提供相关资料和信息,配合合同纠纷处理。
第二十三条 有下列情形之一,按照学校工作过错责任追究制度追究相关部门及人员的责任;给学校造成经济或名誉损失的,学校可依据相关法律法规追究责任人的赔偿责任:
(一)未按本办法规定签订或履行合同的;
(二)承办部门未按照本办法第十一条第二项规定审查合同相对方主体资格、委托代理权限、经营范围等基本信息或履约能力、经济实力、社会信誉等资信情况的;
(三)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;
(四)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时配合的;
(五)承办部门、审核部门、相关职能部门及有关人员没有按本办法和学校相关规定履行职责或不正确履行职责的其他行为。第二十四条 合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证,其内容涉及学校秘密的,有关人员应当严格保守合同秘密。违反
保密义务,对学校造成损害的,应承担相应责任。
第六章 附 则
第二十五条 本办法由学校授权法治科负责解释。
第二十六条 本办法自公布之日起实施。学校已有制度与本办法不一致的,以本办法为准。

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